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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Liste JOBS verwenden.

Wer kann JOBS sehen?

JOBS liefert eine Übersicht aller erstellten Jobs ihrer Organisation, egal ob sie schon gesendet wurden oder noch im Entwurfs-Status sind. Jede Person, die Ihrer Organisation zugeordnet ist, kann auf JOBS zugreifen und die dort enthaltenen Listen-Elemente z.B. einsehen, ändern oder löschen.

Nicht gesendete Jobs sind nur für Sie sichtbar. Für Empfänger-Organisationen (Verlage oder Verlagsdienstleister) sind diese nicht sichtbar.

Gesendete Jobs sind für Sie und die Empfänger-Organisationen sichtbar, wobei Empfänger-Organisationen die von Ihnen gesendeten Jobs in Ihrer Empfangsliste sehen.

Kollaboration

Sie haben die Möglichkeit mit mehreren Personen gemeinsam in einer Liste zu arbeiten. Dies ist beispielweise sinnvoll, wenn mehrere Kollegen/Kolleginnen Jobs oder Druckunterlagen hochladen, ändern (auch löschen) oder einfach nur einsehen möchten.

Beispielsweise haben Werbeagenturen so die Möglichkeit, dass z.B. Produktioner die Jobs anlegen, Reinzeichner die Druckunterlagen zu den Jobs hochladen und Projektmanager die Jobs pünktlich versenden. Auch Vertretungen bei Abwesenheit sind so leicht realisierbar.

Die Personen, die zusammenarbeiten möchten, müssen einem Organisations-Account zugeordnet sein. Innerhalb eines Organisations-Account können User zusammen arbeiten, die als Personen derselben oder sogar unterschiedlichen Firmen angehören.

Firma ist dabei kein kategorisierendes Merkmal, sondern eher eine Art "Freitext-Objekt". Jeder User kann Name und Kontaktdaten seiner Firma für sich selbst in seinem User-Profil festlegen und ändern.

Im Hilfeartikel Benutzer verwalten / User zur Firma einladen erfahren Sie, wie Sie Benutzer zu Ihrer Firma einladen, um mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Im Hilfeartikel Profil / Firmenadministraton können Sie sich darüber informieren, wie Sie ihre Firma administrieren können.

Ein Beispiel

Herr Maier registriert die Werbeagentur Creative World beim Portal und ist nun Administrator dieser Organisation.

Nun lädt er die Kollegin Frau Müller ein. Diese arbeitet bei Creative Labs, der Tochterfirma der Creative World. Frau Müller nimmt die Einladung an, registriert sich und wird damit Userin der Organisation Creative World. Bei der Registrierung kann Sie unter Firma für ihr User-Profil Creative Labs angeben.

Beide arbeiten nun zusammen arbeiten und alle Jobs gegenseitig sehen/ändern, obwohl Sie nicht ein und derselben Firma - im rechtlichen Sinne - angehören. Der einzige Unterschied: Die Verlage und Verlagsdienstleister sehen als Kontaktdaten in den Jobs die jeweils im Profil der User angegebenen Kontaktdaten.

Achtung!

Seien Sie gewissenhaft bei der Zuordnung von Organisationsadministrationsrechten und Einladungen! Prüfen Sie insbesondere E-Mail-Adressen sehr genau. Alle User der Organisation haben vollständige Rechte in Bezug auf die Jobs, also anlegen, hochladen, ändern, löschen usw.

Wie gelange ich zu JOBS?

Registrieren Sie sich.
Melden Sie sich am Portal über LOGIN an.
Gehen Sie in der Head-Navigation auf JOBS.

Es öffnet sich eine Liste Ihrer Jobs. Wenn sie noch keinen Job erstellt haben, ist die Liste möglicherweise leer.

Wie funktioniert JOBS?

Such-Filter

Sie können über den Such-Filter, in mehreren Spalten bzw. Eigenschaften der Jobs gleichzeitig suchen. Geben Sie dazu in das Suchfeld (1) einen oder mehrere Suchbegriff ein und klicken Sie auf die ENTER-Taste. Sie erhalten als Ergebnis die Liste der gefundenen Jobs. Es werden folgende Felder durchsucht:

DUON-ID
Medium (Name des Titels)
Kunde (Werbender Kunden)
Produkt (Beworbenes Produkt)

Versand-Status-Filter

Sie können Jobs nach ihrem Versand-Status filtern. Benutzen Sie die mit (3) markierten Versand-Filter-Buttons:

Alle: Sehen Sie alle Jobs, unabhänig vom Versand-Status (Button setzt Filter zurück)
nicht gesendet: Zeigt nur Jobs, die den Status ENTWURF haben.
gesendet: Zeigt nur Jobs an, die den Status GESENDET haben

Spalten konfigurieren

Sie haben vielfältige Möglichkeiten, die Tabellenspalten (4) bzw. zu konfigurieren. Die Konfiguration wird für jeden User gespeichert. Ihre Konfiguration bleibt erhalten, wenn Sie eine für sich geeignete Form gefunden haben. Sie können:

Innerhalb der Spalte alphanumerisch auf-/absteigend sortieren
Spalten ein/ausblenden
Reihenfolge der Spalten verändern
Nach Spalten gruppieren

Jobs über eine Spalte auf-/absteigend sortieren

Um die Jobs über eine Spalte auf-/absteigend zu sortieren, gehen sie mit dem Mauszeiger auf die Spaltenübschrift, derjenigen Spalte, nach der Sie sortieren möchten und klicken Sie einmal auf den Spalten-Namen. Mit einem erneuten Klick ändern Sie die den Modus auf auf- bzw. absteigend - je nachdem was vorher eingestellt war. Ein weiterer Klick hebt die Sortierung auf.

Beispiel DUON-ID aufsteigend sortiert:

Beispiel DUON-ID absteigend sortiert:

Beispiel DUON-ID mit aufgehobener Sortierung:

Spaltenreihenfolge verändern

Sie können die Reihenfolge der Spalten selbst wählen, indem Sie Spalten umsortieren.

Klicken Sie dazu auf den Spalten-Überschrift und ziehen Sie die Spalte bei gedrückter Taste an die gewünschte Position.

Beispiel: Sortieren Sie die Spalte DUON-ID von der 3. auf die 2. Position. Achten Sie auf die Einfüge-Marke.

Spalten auswählen

Sie können festlegen, welche Spalten Sie anzeigen möchten. Klicken Sie dazu auf den Button (oberhalb der Tabelle links) SPALTEN AUSWÄHLEN.

Wenn Sie die Spalten SCHLAGWORTE und KATEGORIEN nicht einblenden möchten, z.B. weil Sie diese nicht verwenden, so wählen Sie die Spalten ab.

Achtung: Bei einigen Spalten kann es - je nach Anwendungsfall - ungünstig sein, wenn Sie diese auszublenden.

Nach Spalten gruppieren

Die Spalten-Gruppierungs-Funktion ist eine sehr hilfreiche Funktion, um die Übersicht zu behalten.

Sie können nach folgenden Spalten gruppieren:

Auftragsstatus
Medium
Heft
Format
Kunde
Produkt

Nach folgenden Spalten können Sie nicht gruppieren:

DUON-ID
Vorschau
Aktion wählen

Um nach einer Spalte zu gruppieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift und ziehen Sie bei gedrückter Mousetaste die Spaltenüberschrift in den Gruppierungsbereich (Ziehen Sie ein oder mehrere Spaltenüberschriften hierher, um nach diesen Spalten zu gruppieren). In der Darstellung mit (5) markiert.

Beispiel: Ziehen Sie die Spalte TITEL in den Gruppierungsbereich:

Hier sehen Sie einen Tabellenausschnitt, der darstellt, was passiert:

Sie können auch mehrere Gruppierungen gleichzeitig anwenden. Im folgenden Beispiel wurde zuerst nach TITEL und innerhalb dessen nach HEFT gruppiert.

Sie können die Gruppierung wieder aufheben, indem Sie auf [x] auf dem Gruppierungslabel klicken oder die Sortierung innerhalb der Spalte ändern, indem Sie die auf die Pfeile klicken.

Weitere Filter einklappen/ausklappen

Sie können Weitere Filtere verwenden, wenn Sie die Filter-Bar (2) ausklappen. Hier stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

Prüfergebnis: Filtern sie Jobs nach Ergebnis-Status des Preflights.
Schlagworte: Filtern Sie Jobs nach Ihren Schlagworten
Kategorie: Filtern Sie Jobs nach Ihren Kategorien

Klappen Sie Weitere Filter ein, wenn Sie diese nicht benötigen oder mehr Platz für Spalten wünschen. Achtung! Die Filter bleiben auch eingeklappt aktiv!

Prüfergebnis-Filter

Verwenden Sie diesen Filter, wenn Sie Jobs nach ihrem Prüfergebnis filtern möchten. Es gibt fünf verschiedene Optionen:

ALLE ERGEBNISSE: Alle Jobs, unabhängig vom Ergebnis-Status (setzt Filter zurück)
NICHT GEPRÜFT: Jobs die z.B. ohne Druckunterlagen, die jedoch gespeichert wurden
FEHLER: Jobs, deren Preflight-Ergebnis den Status FEHLER haben.
WARNUNG: Jobs, deren Preflight-Ergebnis den Status WARNUNG haben.
OK: Jobs, deren Preflight-Ergebnis den Status OK haben

Hinsichtlich der Kombination mit dem Versand-Filter beachten Sie bitte:

GESENDET: Haben immer den Status WARNUNG oder OK
NICHT GESENDET: Können alle Status haben, also NICHT GEPRÜFT, FEHLER, WARNUNG oder OK.

Schlagworte-Filter

Jeder User kann Schlagworte vergeben. Die Schlagworte helfen Ihnen, die Übersicht in der Jobliste zu behalten.

Beispiel: Hier sehen Sie als eine Liste, in der die Schlagworte "NEUE SAISON", "ALTE SAISON", "ZUM WIEDERHOLEN" erstellt wurden.

Sie können beliebig viele eigene Schlagworte anlegen. Klicken Sie auf SCHLAGWORT ERSTELLEN, um ein neues Schlagwort anzulegen. Legen Sie z.B. "MEIN SCHLAGWORT" an.

Das Schlagwort erscheint nach SPEICHERN in der Liste:

Nachdem Sie ein Schlagwort erstelt haben, können Sie das Schlagwort einem Versand-Auftrag zuweisen. Fahren Sie dazu mit dem Mousezeiger über die Liste in der Spalte Schlagworte in der jeweiligen Zeile eines Jobs des Versandauftrages.

Klicken Sie auf das Icon und öffnen Sie eine Liste der Schlagworte. Wählen Sie das Schlagwort, das Sie an den Versandauftrag heften möchten.

Schlagworte sind "organizations-privat" - sie sind für jeden User in innerhalb Ihrer Organisation sichtbar. Die Schlagworte werden nicht versendet und sind nicht für Empfänger sichtbar.

Jeder User darf seine eigenen Schlagworte definieren. Die Liste der eigenen Schlagworte ist "user-privat". Ihr Kollege sieht also nicht, welche Schlagworte Sie als Vorschlags-Liste zum anheften an den Job verwenden.

Das angeheftete Schlagwort am Job ist widerum "organizations-privat" - Ihr Kollege sieht, welches Schlagwort Sie zugeordnet haben. Er kann die Zuordnung Schlagwort-zu-Job aus dem Job löschen oder sein eigenes Schlagwort anheften. Ihr/e Kollege/In kann nicht nach ihren Schlagworten filtern.

Tipp: Sie können mit einem kleinen Trick dennoch zusammen mit den gleichen Schlagworten arbeiten und auch filtern. Stimmen Sie sich über die Schlagworte ab, die Sie verwenden. Wenn jeder User die gleiche Schreibweise verwendet, können alle KollegInnen gut zusammenarbeiten.

Kategorie-Filter

Jeder User kann Kategorien vergeben. Die Kategorien helfen Ihnen, die Übersicht in der Jobliste zu behalten.

Beispiel: Hier sehen Sie als eine Liste, in der die Kategorien "GEPRÜFT & OK", "ACHTUNG", "RÜCKSPRACHE" erstellt wurden.

Sie können beliebig viele eigene Kategorien anlegen. Klicken Sie auf KATEGORIE ERSTELLEN, um eine neues Kategorie anzulegen. Legen Sie z.B. "KUNDENFREIGABE" als neue Kategorie an. Tippen Sie dazu das Wort ein und wählen Sie eine Farbe.

Die Kategorie erscheint nach SPEICHERN in der Liste:

Nachdem Sie eine Kategorie erstelt haben, können Sie die Kategorie einem Versand-Auftrag zuweisen. Fahren Sie dazu mit dem Mousezeiger über die Liste in der Spalte Kategorie in der jeweiligen Zeile eines Jobs des Versandauftrages.

Klicken Sie auf das Icon und öffnen Sie eine Liste der Kategorien. Wählen Sie das Schlagwort, das Sie an den Versandauftrag heften möchten.

Kategorien sind "organizations-privat" - sie sind für jeden User in innerhalb Ihrer Organisation sichtbar. Die Kategorien werden nicht versendet und sind nicht für Empfänger sichtbar.

Jeder User darf seine eigenen Kategorien definieren. Die Liste der eigenen Kategorien ist "user-privat". Ihr Kollege sieht also nicht, welche Kategorien Sie als Vorschlags-Liste zum anheften an den Job verwenden.

Das angeheftete Kategorien am Job sind teilweise "organizations-privat" - Ihr Kollege sieht die Farbe, die Sie zugeordnet haben. Er sieht jedoch nicht das Wort, das Sie der Farbe zugeordnet haben. Er kann die Zuordnung löschen oder sein eigene andere Farbe vergeben. Ihr/e Kollege/In kann die gleichen Farben verwenden, jedoch ein anderes Wort dafür verwenden. Statt KUNDENFREIGABE könnte er der Farbe CUSTOMER APPROVED zuordnen. Er kann nach der Farbe filtern. Auch über die Sprachgrenzen hinweg, können Sie sich so einfach mit Ihren Kollegen verständigen.

Tipp: Sie können mit einem kleinen Trick dennoch zusammen mit den gleichen Kategorien arbeiten und auch filtern. Stimmen Sie sich über die Kategorien, Worte und Farben ab, die Sie verwenden. Wenn jeder User die gleichen Farben mit der gleichen Bedeutung belegt, können alle KollegInnen gut zusammenarbeiten.

Aktionen

In der Tabellenspalte AKTIONEN WÄHLEN finden Sie bei jedem Job den Drop-Down-Button AKTION (6)

Je nach Job-Status können Sie hier verschiedene Aktionen auslösen:

BEARBEITEN
ANZEIGEN
LÖSCHEN

Das BEARBEITEN und LÖSCHEN eines Jobs ist nur möglich, wenn der Versand für den Versand-Vorgang noch nicht abgeschlossen ist, d.h. wenn Sie in der Spalte Auftragsstatus ENTWURF steht.

Achtung: Löschen bewirkt, dass der Job entfernt wird. Wenn der Job Teil einer Kampagne, Streckenanzeige oder Splitformates ist, überdenken Sie die Aktion sorgfältig.

Nachdem der Auftragsstatus GESENDET lautet, ist das Bearbeiten oder Löschen eines Jobs nicht mehr möglich. Sie können jedoch auf ANZEIGEN wählen, um den Job noch einmal anzuzeigen. Die Bearbeitung von Feldern ist hier gesperrt.

Job erstellen / Liste aktualisieren

Rechts oberhalb der Jobliste finden Sie die Buttons JOB ERSTELLEN und JOBS AKTUALISIEREN.

Mit dem Button JOB ERSTELLEN, gelangen Sie in einen neuen Versand-Vorgang.

JOBS AKTUALISIEREN ist eigentlich nicht notwendig, da sich die Liste automatisch aktualisiert. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die automatische Aktualisierung nicht klappt drücken Sie diesen Button, um eine Aktualisierung der Liste anzustoßen.

Prüfergebnis

Alle Druckunterlagen werden einer technischen Prüfung unterzogen.Damit wird sichergestellt, dass mit den Druckdaten ein optimales Druckergebnis erreicht werden kann.

Im sogenannten Preflight (Aus der Flieger-Sprache abgeleitet - die "Vorflug-Kontrolle"), werden mehrere Hundert Prüfungen an den Daten durchgeführt.

In der Spalte PRÜFERGEBNIS (8) finden Sie als Ampel farbig zusammengefasst das Resultat der Prüfungen.

Für jede Datei können Sie Preflight-Reports ansehen und herunterladen. Klicken Sie dazu auf das Drop-Down-Icon.

Es stehen 4 Optionen zur Verfügung:

HTML-Report: Ein Report, der Eigenschaften der Datei auflistet und detailliert Auskunft über Warnungen und Fehler ausgibt.
XML-Report: Ein Report, für Techniker und Experten, die die Ergebnisse in weiteren Programmen verarbeiten möchten
ZIP-Ticket: Eine ZIP-File, das alle anderen Reports enthält
PDF-Report: Ein Report im PDF-Format. Der Report macht unterschiedliche Ereignisse direkt im Dokument als Ebenen kenntlich. Für eine optimale Nutzung dieses Reports verwenden Sie die Ebenen-Ansicht in Acrobat Reader oder Acrobat Pro.

Preflight-Status

GRAU - KEINE PREFLIGHT-ERGEBNISSE

Typischerweise liegen keine Preflight-Ergebnisse vor, weil der Job bisher nur gespeichert wurde und noch keine Druckunterlagen hochgeladen wurden.

In Ausnahmefällen kann es auch zu einer Warteschlange im Preflight kommen. Warten Sie ein wenig oder kontaktieren Sie den Support, wenn Sie Druckunterlagen hinterlegt haben, jedoch kein Preflight erfolgt ist.

GRÜN - ALLES OK

Glückwunsch! Sie haben alles richtig gemacht und können Sich zurücklehnen. Die Anzeige kann in optimaler Qualität produziert werden.

GELB - WARNUNGEN VORLIEGEND

Schon einmal nicht schlecht - aber bitte noch einmal hinschauen!

Für eine oder mehrere Eigenschaften liegen WARNUNGEN vor.

Warnungen verlangen eine besondere Aufmerksamkeit. Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche Eigenschaften betroffen sind, ob eine Korrektur möglich ist oder ob eine Einschränkung oder Abweichung bestimmter Merkmale hinsichtlich der Qualität akzeptabel ist. In einigen Fällen ist eine Freigabe unvermeidbar.

Ihre Freigabe erteilen Sie indem Sie den Job versenden und im Freigabe-Dialog bestätigen, dass Sie den Verlag bezüglich der gewarnten Punkte von der Mängelhaftung freistellen.

ROT - FEHLER (& WARNUNGEN)

Nicht schlimm - das kriegen wir gemeinsam hin ;-)

Eine oder mehrere Eigenschaften haben mindestens für eine Eigenschaft den Status FEHLER im Preflight verursacht - ggf. sind auch zusätzlich Warnungen enthalten.

Dateien deren Prüfreports Fehlerereignisse ausgegeben haben, können nicht versendet werden, da Eigenschaften der Druckunterlagen die weiter Verarbeitung in Vorstufe, Druck oder Weiterverarbeitung verhindern oder zu erheblichen Risiken führen.

Wenn Sie unterstützung benötigen, wenden Sie sich gerne an unseren Support!

Support

Vertrauen Sie auf unsere netten Experten die Ihnen Ihre Expertise kostenlos zur Verfügung stellen. Keine Angst: Sie sprechen mit keinem Sprach-Roboter und nser Support sitzt nicht in Indien oder so ;-)

Klicken Sie auf den Support-Button, um sofort ein Support-Ticket zu erstellen. Wir antworten Ihnen i.d.R. innerhalb weniger Stunden.

+49 (0)40 374117-50

Alternativ finden Sie Lösungen zu vielen Problemen auch in unserem HelpCenter. Geben Sie einfach ein, wonach wir Suchen. Mit Glück hatten schon andere Menschen Ihre Problem.

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