[DE] JOBS gemeinsam bearbeiten / Kategorien und Schlagworte (legacy)

Inhalt dieses Artikels

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Liste JOBS optimal verwenden, um innerhalb Ihrer Organisation mit Ihren KollegInnen zusammen zu arbeiten.

Wer kann JOBS sehen?

JOBS liefert eine Übersicht aller erstellten Jobs ihrer Organisation, egal ob sie schon gesendet wurden oder noch im Entwurfs-Status sind. Jede Person, die Ihrer Organisation zugeordnet ist, kann auf JOBS zugreifen und die dort enthaltenen Listen-Elemente z.B. einsehen, ändern oder löschen.

Nicht gesendete Jobs sind nur für Sie sichtbar. Für Empfänger-Organisationen (Verlage oder Verlagsdienstleister) sind diese nicht sichtbar.

Gesendete Jobs sind für Sie und die Empfänger-Organisationen sichtbar, wobei Empfänger-Organisationen die von Ihnen gesendeten Jobs in Ihrer Empfangsliste sehen.

Jobs gemeinsam bearbeiten/teilen

Sie haben die Möglichkeit mit mehreren Personen gemeinsam in einer Liste zu arbeiten. Dies ist beispielweise sinnvoll, wenn mehrere Kollegen/Kolleginnen Jobs oder Druckunterlagen hochladen, ändern (auch löschen) oder einfach nur einsehen möchten.

Beispielsweise haben Werbeagenturen so die Möglichkeit, dass z.B. Produktioner die Jobs anlegen, Reinzeichner die Druckunterlagen zu den Jobs hochladen und Projektmanager die Jobs pünktlich versenden. Auch Vertretungen bei Abwesenheit sind so leicht realisierbar.

Die Personen, die zusammenarbeiten möchten, müssen einem Organisations-Account zugeordnet sein. Innerhalb eines Organisations-Account können User zusammen arbeiten, die als Personen derselben oder sogar unterschiedlichen Firmen angehören.

Firma ist dabei kein kategorisierendes Merkmal, sondern eher eine Art "Freitext-Objekt". Jeder User kann Name und Kontaktdaten seiner Firma für sich selbst in seinem User-Profil festlegen und ändern.

Im Hilfeartikel Benutzer verwalten / User zur Firma einladen erfahren Sie, wie Sie Benutzer zu Ihrer Firma einladen, um mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Im Hilfeartikel Profil / Firmenadministraton können Sie sich darüber informieren, wie Sie ihre Firma administrieren können.

Ein Beispiel

Herr Maier registriert die Werbeagentur Creative World beim Portal und ist nun Administrator dieser Organisation.

Nun lädt er die Kollegin Frau Müller ein. Diese arbeitet bei Creative Labs, der Tochterfirma der Creative World. Frau Müller nimmt die Einladung an, registriert sich und wird damit Userin der Organisation Creative World. Bei der Registrierung kann Sie unter Firma für ihr User-Profil Creative Labs angeben.

Beide arbeiten nun zusammen arbeiten und alle Jobs gegenseitig sehen/ändern, obwohl Sie nicht ein und derselben Firma - im rechtlichen Sinne - angehören. Der einzige Unterschied: Die Verlage und Verlagsdienstleister sehen als Kontaktdaten in den Jobs die jeweils im Profil der User angegebenen Kontaktdaten.

Achtung!

Seien Sie gewissenhaft bei der Zuordnung von Organisationsadministrationsrechten und Einladungen! Prüfen Sie insbesondere E-Mail-Adressen sehr genau. Alle User der Organisation haben vollständige Rechte in Bezug auf die Jobs, also anlegen, hochladen, ändern, löschen usw.

Wie gelange ich zu JOBS?

1. Registrieren Sie sich.
2. Melden Sie sich am Portal über LOGIN an.
3. Gehen Sie in der Head-Navigation auf JOBS.

Es öffnet sich eine Liste Ihrer Jobs. Wenn sie noch keinen Job erstellt haben, ist die Liste möglicherweise leer.

Schlagworte-Filter

Jeder User kann Schlagworte vergeben. Die Schlagworte helfen Ihnen, die Übersicht in der Jobliste zu behalten.

Beispiel:  Hier sehen Sie als eine Liste, in der die Schlagworte "NEUE SAISON", "ALTE SAISON", "ZUM WIEDERHOLEN" erstellt wurden.

Sie können beliebig viele eigene Schlagworte anlegen. Klicken Sie auf SCHLAGWORT ERSTELLEN, um ein neues Schlagwort anzulegen. Legen Sie z.B. "MEIN SCHLAGWORT" an.

Das Schlagwort erscheint nach SPEICHERN in der Liste:

Nachdem Sie ein Schlagwort erstelt haben, können Sie das Schlagwort einem Versand-Auftrag zuweisen. Fahren Sie dazu mit dem Mousezeiger über die Liste in der Spalte Schlagworte in der jeweiligen Zeile eines Jobs des Versandauftrages.

Klicken Sie auf das Icon und öffnen Sie eine Liste der Schlagworte. Wählen Sie das Schlagwort, das Sie an den Versandauftrag heften möchten.

Schlagworte sind "organizations-privat" - sie sind für jeden User in innerhalb Ihrer Organisation sichtbar. Die Schlagworte werden nicht versendet und sind nicht für Empfänger sichtbar.

Jeder User darf seine eigenen Schlagworte definieren. Die Liste der eigenen Schlagworte ist "user-privat". Ihr Kollege sieht also nicht, welche Schlagworte Sie als Vorschlags-Liste zum anheften an den Job verwenden.

Das angeheftete Schlagwort am Job ist widerum "organizations-privat" - Ihr Kollege sieht, welches Schlagwort Sie zugeordnet haben. Er kann die Zuordnung Schlagwort-zu-Job aus dem Job löschen oder sein eigenes Schlagwort anheften. Ihr/e Kollege/In kann nicht nach ihren Schlagworten filtern.

Tipp: Sie können mit einem kleinen Trick dennoch zusammen mit den gleichen Schlagworten arbeiten und auch filtern. Stimmen Sie sich über die Schlagworte ab, die Sie verwenden. Wenn jeder User die gleiche Schreibweise verwendet, können alle KollegInnen gut zusammenarbeiten.

Kategorie-Filter

Jeder User kann Kategorien vergeben. Die Kategorien helfen Ihnen, die Übersicht in der Jobliste zu behalten.

Beispiel:  Hier sehen Sie als eine Liste, in der die Kategorien "GEPRÜFT & OK", "ACHTUNG", "RÜCKSPRACHE" erstellt wurden.

Sie können beliebig viele eigene Kategorien anlegen. Klicken Sie auf KATEGORIE ERSTELLEN, um eine neues Kategorie anzulegen. Legen Sie z.B. "KUNDENFREIGABE" als neue Kategorie an. Tippen Sie dazu das Wort ein und wählen Sie eine Farbe.

Die Kategorie erscheint nach SPEICHERN in der Liste:

Nachdem Sie eine Kategorie erstelt haben, können Sie die Kategorie einem Versand-Auftrag zuweisen. Fahren Sie dazu mit dem Mousezeiger über die Liste in der Spalte Kategorie in der jeweiligen Zeile eines Jobs des Versandauftrages.

Klicken Sie auf das Icon und öffnen Sie eine Liste der Kategorien. Wählen Sie das Schlagwort, das Sie an den Versandauftrag heften möchten.

Kategorien sind "organizations-privat" - sie sind für jeden User in innerhalb Ihrer Organisation sichtbar. Die Kategorien werden nicht versendet und sind nicht für Empfänger sichtbar.

Jeder User darf seine eigenen Kategorien definieren. Die Liste der eigenen Kategorien ist "user-privat". Ihr Kollege sieht also nicht, welche Kategorien Sie als Vorschlags-Liste zum anheften an den Job verwenden.

Das angeheftete Kategorien am Job sind teilweise "organizations-privat" - Ihr Kollege sieht die Farbe, die Sie zugeordnet haben. Er sieht jedoch nicht das Wort, das Sie der Farbe zugeordnet haben. Er kann die Zuordnung löschen oder sein eigene andere Farbe vergeben. Ihr/e Kollege/In kann die gleichen Farben verwenden, jedoch ein anderes Wort dafür verwenden. Statt KUNDENFREIGABE könnte er der Farbe CUSTOMER APPROVED zuordnen. Er kann nach der Farbe filtern. Auch über die Sprachgrenzen hinweg, können Sie sich so einfach mit Ihren Kollegen verständigen.

Tipp: Sie können mit einem kleinen Trick dennoch zusammen mit den gleichen Kategorien arbeiten und auch filtern. Stimmen Sie sich über die Kategorien, Worte und Farben ab, die Sie verwenden. Wenn jeder User die gleichen Farben mit der gleichen Bedeutung belegt, können alle KollegInnen gut zusammenarbeiten.