[DE] JOBS / Liste konfigurieren (legacy)

Inhalt dieses Artikels

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Liste JOBS für Ihre Bedürfnisse perfekt anpassen.

Wer kann JOBS sehen?

JOBS liefert eine Übersicht aller erstellten Jobs ihrer Organisation, egal ob sie schon gesendet wurden oder noch im Entwurfs-Status sind. Jede Person, die Ihrer Organisation zugeordnet ist, kann auf JOBS zugreifen und die dort enthaltenen Listen-Elemente z.B. einsehen, ändern oder löschen.

Nicht gesendete Jobs sind nur für Sie sichtbar. Für Empfänger-Organisationen (Verlage oder Verlagsdienstleister) sind diese nicht sichtbar.

Gesendete Jobs sind für Sie und die Empfänger-Organisationen sichtbar, wobei Empfänger-Organisationen die von Ihnen gesendeten Jobs in Ihrer Empfangsliste sehen.

Wie gelange ich zu JOBS?

1. Registrieren Sie sich.
2. Melden Sie sich am Portal über LOGIN an.
3. Gehen Sie in der Head-Navigation auf JOBS.

Es öffnet sich eine Liste Ihrer Jobs. Wenn sie noch keinen Job erstellt haben, ist die Liste möglicherweise leer.

Wie funktioniert JOBS?

Spalten konfigurieren

Sie haben vielfältige Möglichkeiten, die Tabellenspalten (4) bzw. zu konfigurieren. Die Konfiguration wird für jeden User gespeichert. Ihre Konfiguration bleibt erhalten, wenn Sie eine für sich geeignete Form gefunden haben. Sie können:

• Innerhalb der Spalte alphanumerisch auf-/absteigend sortieren
• Spalten ein/ausblenden
• Reihenfolge der Spalten verändern
• Nach Spalten gruppieren

Jobs über eine Spalte auf-/absteigend sortieren

Um die Jobs über eine Spalte auf-/absteigend zu sortieren, gehen sie mit dem Mauszeiger auf die Spaltenübschrift, derjenigen Spalte, nach der Sie sortieren möchten und klicken Sie einmal auf den Spalten-Namen. Mit einem erneuten Klick ändern Sie die den Modus auf auf- bzw. absteigend - je nachdem was vorher eingestellt war. Ein weiterer Klick hebt die Sortierung auf.

Beispiel DUON-ID aufsteigend sortiert:

Beispiel DUON-ID absteigend sortiert:

Beispiel DUON-ID mit aufgehobener Sortierung:

Spaltenreihenfolge verändern

Sie können die Reihenfolge der Spalten selbst wählen, indem Sie Spalten umsortieren.

Klicken Sie dazu auf den Spalten-Überschrift und ziehen Sie die Spalte bei gedrückter Taste an die gewünschte Position.

Beispiel: Sortieren Sie die Spalte DUON-ID von der 3. auf die 2. Position. Achten Sie auf die Einfüge-Marke.

Spalten auswählen

Sie können festlegen, welche Spalten Sie anzeigen möchten. Klicken Sie dazu auf den Button (oberhalb der Tabelle links) SPALTEN AUSWÄHLEN.

Wenn Sie die Spalten SCHLAGWORTE und KATEGORIEN nicht einblenden möchten, z.B. weil Sie diese nicht verwenden, so wählen Sie die Spalten ab.

Achtung: Bei einigen Spalten kann es - je nach Anwendungsfall - ungünstig sein, wenn Sie diese auszublenden.

Nach Spalten gruppieren

Die Spalten-Gruppierungs-Funktion ist eine sehr hilfreiche Funktion, um die Übersicht zu behalten.

Sie können nach folgenden Spalten gruppieren:

• Auftragsstatus
• Medium
• Heft
• Format
• Kunde
• Produkt

Nach folgenden Spalten können Sie nicht gruppieren:

• DUON-ID
• Vorschau
• Aktion wählen

Um nach einer Spalte zu gruppieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift und ziehen Sie bei gedrückter Mousetaste die Spaltenüberschrift in den Gruppierungsbereich (Ziehen Sie ein oder mehrere Spaltenüberschriften hierher, um nach diesen Spalten zu gruppieren). In der Darstellung mit (5) markiert.

Beispiel: Ziehen Sie die Spalte TITEL in den Gruppierungsbereich:

Hier sehen Sie einen Tabellenausschnitt, der darstellt, was passiert:

Sie können auch mehrere Gruppierungen gleichzeitig anwenden. Im folgenden Beispiel wurde zuerst nach TITEL und innerhalb dessen nach HEFT gruppiert.

Sie können die Gruppierung wieder aufheben, indem Sie auf [x] auf dem Gruppierungslabel klicken oder die Sortierung innerhalb der Spalte ändern, indem Sie die auf die Pfeile klicken.

Weitere Filter einklappen/ausklappen

Sie können Weitere Filtere verwenden, wenn Sie die Filter-Bar (2) ausklappen. Hier stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

• Prüfergebnis: Filtern sie Jobs nach Ergebnis-Status des Preflights.
• Schlagworte: Filtern Sie Jobs nach Ihren Schlagworten
• Kategorie: Filtern Sie Jobs nach Ihren Kategorien

Klappen Sie Weitere Filter ein, wenn Sie diese nicht benötigen oder mehr Platz für Spalten wünschen. Achtung! Die Filter bleiben auch eingeklappt aktiv!

Prüfergebnis-Filter

Verwenden Sie diesen Filter, wenn Sie Jobs nach ihrem Prüfergebnis filtern möchten. Es gibt fünf verschiedene Optionen:

• ALLE ERGEBNISSE: Alle Jobs, unabhängig vom Ergebnis-Status (setzt Filter zurück)
• NICHT GEPRÜFT: Jobs die z.B. ohne Druckunterlagen, die jedoch gespeichert wurden
• FEHLER: Jobs, deren Preflight-Ergebnis den Status FEHLER haben.
• WARNUNG: Jobs, deren Preflight-Ergebnis den Status WARNUNG haben.
• OK: Jobs, deren Preflight-Ergebnis den Status OK haben

Hinsichtlich der Kombination mit dem Versand-Filter beachten Sie bitte:

• GESENDET: Haben immer den Status WARNUNG oder OK
• NICHT GESENDET: Können alle Status haben, also NICHT GEPRÜFT, FEHLER, WARNUNG oder OK.

Schlagworte-Filter

Jeder User kann Schlagworte vergeben. Die Schlagworte helfen Ihnen, die Übersicht in der Jobliste zu behalten.

Beispiel:  Hier sehen Sie als eine Liste, in der die Schlagworte "NEUE SAISON", "ALTE SAISON", "ZUM WIEDERHOLEN" erstellt wurden.

Sie können beliebig viele eigene Schlagworte anlegen. Klicken Sie auf SCHLAGWORT ERSTELLEN, um ein neues Schlagwort anzulegen. Legen Sie z.B. "MEIN SCHLAGWORT" an.

Das Schlagwort erscheint nach SPEICHERN in der Liste:

Nachdem Sie ein Schlagwort erstelt haben, können Sie das Schlagwort einem Versand-Auftrag zuweisen. Fahren Sie dazu mit dem Mousezeiger über die Liste in der Spalte Schlagworte in der jeweiligen Zeile eines Jobs des Versandauftrages.

Klicken Sie auf das Icon und öffnen Sie eine Liste der Schlagworte. Wählen Sie das Schlagwort, das Sie an den Versandauftrag heften möchten.

Schlagworte sind "organizations-privat" - sie sind für jeden User in innerhalb Ihrer Organisation sichtbar. Die Schlagworte werden nicht versendet und sind nicht für Empfänger sichtbar.

Jeder User darf seine eigenen Schlagworte definieren. Die Liste der eigenen Schlagworte ist "user-privat". Ihr Kollege sieht also nicht, welche Schlagworte Sie als Vorschlags-Liste zum anheften an den Job verwenden.

Das angeheftete Schlagwort am Job ist widerum "organizations-privat" - Ihr Kollege sieht, welches Schlagwort Sie zugeordnet haben. Er kann die Zuordnung Schlagwort-zu-Job aus dem Job löschen oder sein eigenes Schlagwort anheften. Ihr/e Kollege/In kann nicht nach ihren Schlagworten filtern.

Tipp: Sie können mit einem kleinen Trick dennoch zusammen mit den gleichen Schlagworten arbeiten und auch filtern. Stimmen Sie sich über die Schlagworte ab, die Sie verwenden. Wenn jeder User die gleiche Schreibweise verwendet, können alle KollegInnen gut zusammenarbeiten.

Kategorie-Filter

Jeder User kann Kategorien vergeben. Die Kategorien helfen Ihnen, die Übersicht in der Jobliste zu behalten.

Beispiel:  Hier sehen Sie als eine Liste, in der die Kategorien "GEPRÜFT & OK", "ACHTUNG", "RÜCKSPRACHE" erstellt wurden.

Sie können beliebig viele eigene Kategorien anlegen. Klicken Sie auf KATEGORIE ERSTELLEN, um eine neues Kategorie anzulegen. Legen Sie z.B. "KUNDENFREIGABE" als neue Kategorie an. Tippen Sie dazu das Wort ein und wählen Sie eine Farbe.

Die Kategorie erscheint nach SPEICHERN in der Liste:

Nachdem Sie eine Kategorie erstelt haben, können Sie die Kategorie einem Versand-Auftrag zuweisen. Fahren Sie dazu mit dem Mousezeiger über die Liste in der Spalte Kategorie in der jeweiligen Zeile eines Jobs des Versandauftrages.

Klicken Sie auf das Icon und öffnen Sie eine Liste der Kategorien. Wählen Sie das Schlagwort, das Sie an den Versandauftrag heften möchten.

Kategorien sind "organizations-privat" - sie sind für jeden User in innerhalb Ihrer Organisation sichtbar. Die Kategorien werden nicht versendet und sind nicht für Empfänger sichtbar.

Jeder User darf seine eigenen Kategorien definieren. Die Liste der eigenen Kategorien ist "user-privat". Ihr Kollege sieht also nicht, welche Kategorien Sie als Vorschlags-Liste zum anheften an den Job verwenden.

Das angeheftete Kategorien am Job sind teilweise "organizations-privat" - Ihr Kollege sieht die Farbe, die Sie zugeordnet haben. Er sieht jedoch nicht das Wort, das Sie der Farbe zugeordnet haben. Er kann die Zuordnung löschen oder sein eigene andere Farbe vergeben. Ihr/e Kollege/In kann die gleichen Farben verwenden, jedoch ein anderes Wort dafür verwenden. Statt KUNDENFREIGABE könnte er der Farbe CUSTOMER APPROVED zuordnen. Er kann nach der Farbe filtern. Auch über die Sprachgrenzen hinweg, können Sie sich so einfach mit Ihren Kollegen verständigen.

Tipp: Sie können mit einem kleinen Trick dennoch zusammen mit den gleichen Kategorien arbeiten und auch filtern. Stimmen Sie sich über die Kategorien, Worte und Farben ab, die Sie verwenden. Wenn jeder User die gleichen Farben mit der gleichen Bedeutung belegt, können alle KollegInnen gut zusammenarbeiten.