[DE] Benutzer verwalten / User zur Organisation einladen (legacy)

Worum geht es?

Sie haben einen Account beim DUON-Portal angelegt und möchten nun zusammen mit Ihren KollegInnen arbeiten? Das DUON-Portal bietet die Möglichkeit weitere Personen zu Ihrer Organisation einzuladen.

Durch Klick auf ihren Namen öffnen Sie das Menü Benutzer verwalten und sie können hier die Funktion Neue Person einladen nutzen.

So laden Sie ein

1. Registrieren Sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse und geben Sie die Daten zu Ihrer Organisation an.
2. Nach Aktivierung Ihres Accounts sind Sie Organisationsadministrator "Ihrer Organisation".
3. Klicken Sie rechts oben im Menü auf Ihren Namen und wählen Sie danach Benutzer verwalten.
4. Nun finden Sie eine Liste mit Organisationsbenutzern. Sofern Sie noch keine weiteren Personen eingeladen haben, sind Sie die einzige Person in dieser Liste
5. Geben Sie in dem Feld mit dem Person-Hinzufügen-Icon die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein.
6. Optional können Sie einen persönlichen Text eingeben, indem Sie auf das Plus-Icon klicken.
7. Klicken Sie danach auf Einladung senden.
8. Wenn der Versand geklappt hat, sehen Sie die Meldung: Eine Einladung wurde an [E-Mail-Adresse des eingeladenen] erfolgreich geschickt!

Im Beispiel lädt der User Max Mustermann von der Firma BEISPIEL AG die Person Berta Beispiel ein, indem der ihre E-Mail-Adresse eingibt und einen persönlichen Text ergänzt.

Einladung annehmen

Danach erhält die Person eine Einladungs-E-Mail mit einem einzigartigen Aktivierungs-Link. Die Einladung funktioniert nur, wenn die Person auf den Button in der E-Mail klickt (bzw. den Link öffnet).

Der eingeladene Person muss jetzt auf Kostenlos anmelden klicken, um die Einladung anzunehmen.

Der eingeladene User gelangt auf das Registrierungsformular.

Beachten Sie hier das Wort Organisation. Die Organisation ist das Dach, unter dem sich mehrere User "versammeln" können und zwar unabhängig davon, ob sie wirklich zu ein und derselben Firma gehören.

Ähnlich wie im "echten Leben" kommt es vor, dass Sie gemeinsam in einem Büro arbeiten, aber jeweils unterschiedliche Visitenkarten besitzen. In diesem Bild entspricht die Organisation dem gemeinsamen Büro und die Angaben auf Ihrer Visitenkarte sind die Angaben, die Sie bei Firma hinterlegen können.

Jeder User kann seinen korrekten Firmennamen und Adresse hinterlegen, indem er die Angaben entsprechend behält oder ändert/ergänzt. Die Inhalte dort haben keinen Einfluss auf die Account-Zuordnung, sie dienen aber als Information im Kollaborations-Kontext.

Nach der Registrierung erhalten Sie die Nachricht Registrierung erfolgreich! Willkommen, Sie können sich jetzt anmelden.

Einladung annehmen mit bereits bestehendem Account

Auch wenn Sie sich schon einen User-Account inklusive Organisations-Account erstellt haben, kann es sein, dass z.B. Ihr/e Kollege/in unabhängig von Ihrer Registrierung auch einen User-Account inklusive Organisations-Account erstellt hat. Der Organisations-Account kann in diesem Falle sogar gleich heißen.

Achtung! Wenn Sie bereits einen Account mit dieser E-Mail-Adresse am Portal haben, wird die E-Mail-Adresse einer neuen Organisation zugeordnet. Sie verlieren also ggf. den Zugriff auf Ihren bisherigen Account!

Im folgenden Beispiel hat der User Anderl Ähnlichmann sich registriert und eine Organisation mit dem Namen BEISPIELFIRMA AG (Organisations-ID 12055) angelegt.

Anderl hat er seine Kollegin Berta zu seinem Account eingeladen.

Nun wusste er nicht, dass seine Kollegin Berta Beispiel sich ebenfalls am Portal registriert hat und einen Organisations-Account Beispielfirma AG (Organisations-ID 12054) eingerichtet hatte.

Berta Beispiel erhält nun die nachfolgend dargestellte E-Mail.

Bertas E-Mail-Adresse ist dem Organisations-Account mit Organisations-ID 12054 zugeordnet. Wenn Sie nun auf den Button Einladung annehmen klickt, wird ihr Benutzer-Account der Organisation mit ID 12055 zugeordnet.

Danach wird folgender Dialog angezeigt:

Achtung! Die Einladung anzunehmen bedeutet in diesem Falle den Organisations-Account zu wechseln. Sollten Sie bereits einem Organisations-Account zugeordnet sein, verlieren Sie den Zugriff auf ihren bisherigen Organisations-Account und erhalten Zugriff auf den neuen Organisations-Account.

Besondere Vorsicht für User mit Zugriffsberechtigung auf Medien! In keinem Falle sollten Sie die Organisation unbedacht wechseln, wenn Sie Empfänger von Jobs sind. Sie verlieren dadurch den Zugriff auf die Jobs.

Tipps und Tricks

Stimmen Sie sich mit Ihren KollegInnen ab!

Eine Person sollte sich am Portal anmelden und seine KollegInnen einladen. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht parallel mit mehreren (auch gleichnamigen Organisations-Accounts) arbeiten.

E-Mails im Spam-Verdacht checken

Es kann passieren, dass Einladungs-E-Mails im Spam-Verdacht einsortiert werden. Schauen Sie hier zuerst nach, wenn der Kollege / die Kollegin eine Einladungs-E-Mail vermisst.